Aquisição de material bibliográfico – uma parte teórica

É sabido pelas pessoas da Biblioteconomia que funções, rotinas e regulamentações da aquisição de material bibliográfico são pouco exploradas durante a formação acadêmica. Pouca — quiçá nenhuma — atenção é dada a gestão de orçamentos, seleção de fornecedores, metodologias de controle de pedidos e a rotinas financeiras, uma vez que o foco em geral é dado no desenvolvimento da coleção, mas raramente sobre como adquirir itens de fato. O aprendizado nessa área acontece mais na prática e, por vezes, as bibliotecas optam por delegar atividades de aquisição propriamente ditas para outros setores da instituição.

Há algum tempo venho trabalhando no setor de aquisição de uma biblioteca universitária federal (você pode ler o relato de um dia meu de trabalho aqui), e o aprendizado tem se dado quase que exclusivamente através das experiências dos colegas de setor ou da troca de experiências com outros colegas de outras instituições. Contudo, a ALCTS (Association for Library Collections and Technical Services, órgão da ALA) ofereceu bolsas de estudo para pessoas de países em desenvolvimento para sua mais recente edição do curso Fundamentals of Acquisitions (FOA, Fundamentos de Aquisição). E eu fui um dos contemplados.

Este texto, portanto, é uma espécie de resumo teórico do que é apresentado no curso da ALCTS. Complementarmente pretendo fazer um relato mais pormenorizado das funções, rotinas e regulamentações que afetam meu trabalho no dia a dia — isto é, explicar a prática do meu local de trabalho.

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O que “aquisição” não é

É um pouco antipático da minha parte começar um texto com uma negativa: não fazemos isso, não lidamos com aquilo. Contudo, esta é uma forma drástica de chamar atenção sobre aquilo o que se faz e para aquilo com o que se lida tendo em vista que as atividades de aquisição têm em geral pouca visibilidade.

Talvez as duas principais atividades que as pessoas pensam que são de aquisição (e não devem ser) são a seleção e avaliação de acervo e a gestão técnica de serviços contratados.

Claro: tudo depende do tamanho da instituição e há bastante variedade entre as instituições de informação. Equipes pequenas exigem uma maior concentração de atividades, mas as equipes de aquisição precisam trabalhar em conjunto com equipes de outras especialidades. Dito isso, a seleção (e avaliação, claro) do que deve ser comprado é uma atividade bastante diferente das relacionadas à compra (inclusive devem seguir um protocolo próprio, chamado de Política de Desenvolvimento de Coleções, ou PDC), assim como a gestão e suporte técnico de softwares e bases de dados.

Mas o que de fato é uma atividade de aquisição, ou que deve ser prioridade em um setor destinado para esse fim (caso ele exista)?

A súmula do curso da ALCTS dá uma boa perspectiva:

  • Definição de metas e métodos de aquisição de monografias e periódicos em todos os formatos;
  • Definição de fundamentos e fluxogramas das funções de aquisição;
  • Gestão financeira do orçamento para coleções; e
  • Estabelecimento de relações entre os fornecedores (sejam vendedores de livros ou empresas que licenciam bases e softwares), os editores e as necessidades da comunidade atendida.

De maneira simplificada, são atividades específicas de aquisição a seleção dos fornecedores, encaminhar pedidos de compra para eles, receber as compras e enviar notas fiscais para pagamento. Como diz a ALCTS em seu curso: “Essencialmente, aquisição é a operação do negócio, trazendo material à biblioteca e licenciando acessos para as coleções e recursos da biblioteca.”

Métodos, funções e fluxogramas básicos

A função inicial, digamos assim, é a recepção e a lida com as solicitações de aquisição — e aqui é necessária uma distinção terminológica: quando me refiro a “solicitação de aquisição”, estou falando do usuário que expressa o desejo de que determinada obra faça parte de determinado acervo, e esta solicitação pode ou não ser atendida (esta avaliação é função da Seleção, no caso de haver um setor separado do setor de Aquisição), e o “pedido de compra”, que é o pedido feito formalmente a um fornecedor, que implica numa promessa de compra (e que é, enfim, do que se trata a aquisição por compra). As solicitações de aquisição também podem ser atendidas através de doações (direcionadas ou espontâneas), permuta e depósito legal.

Após avaliadas, as solicitações são preparadas: devem ser feitas a verificação bibliográfica e a verificação de disponibilidade, que, apesar de diferentes, em geral ocorrem simultaneamente. A verificação bibliográfica corrige e completa qualquer descrição errada da obra (o título está completo?, a obra é produzida por qual editora?, há uma edição específica a ser adquirida ou a mais atual é aceitável?, etc) e a verificação de disponibilidade garante que a obra pode ser comprada (qual seu preço?, os fornecedores  selecionados podem fornecer esta obra?, após aplicação dos descontos e acréscimos necessários, qual será o preço final do item?, etc). Este segundo passo é importante para identificar obras que — mesmo que necessárias — podem gerar um gasto inesperado e cuja compra precise ser adiada ou ter seu número de exemplares alterada de acordo com o recurso financeiro disponível.

Garantidas a existência da obra e a disponibilidade de recurso, é feito o pedido de compra propriamente dito. O pedido deverá seguir o que foi acordado na fase de seleção de fornecedores (explicado mais abaixo), mas em geral ele contém a descrição da obra (com ISBN, se for necessária uma edição específica, ou então uma explicação clara ao fornecedor que o desejado é a edição mais recente), o preço de capa (preço comercial da obra), os valores de desconto ou acréscimos acordados com o fornecedor, taxas de câmbio (no caso de compras importadas), o valor que a biblioteca pagará por cada exemplar e o valor total daquele pedido. O pedido como um todo, e cada uma das obras que compõe o pedido, sempre devem ser numerados, para evitar equívocos de comunicação e facilitar a rastreabilidade em casos de auditoria. Neste momento também é feito o comprometimento do orçamento (mais sobre finanças abaixo) para que a biblioteca não corra o risco de fazer mais pedidos de compra do que poderá pagar no futuro. Com o fornecedor avisado e ciente do prazo de entrega, basta aguardar a chegada das obras.

E sua chegada também é um passo gerido no processo de aquisição: cada entrega deve ser verificada (foi entregue o que foi solicitado?, o que foi entregue está corretamente descrito na nota fiscal que acompanha o produto?, o preço cobrado na nota fiscal é o que foi acordado no pedido de compra?, etc) e cada item deve ser verificado quanto ao seu estado físico (a obra tem páginas em branco?, há falhas de impressão?, algum item precisa ser substituído?, etec). É válido ressaltar que por vezes nem todo pedido de compra é atendido de uma única vez, portanto, é necessário atentar quando cada pedido foi fechado (ou seja, completamente entregue) ou se há itens pendentes de entrega (e qual seu prazo de entrega).

Após recebidos, o pagamento deve ser feito — apesar de dificilmente ser uma função específica do setor de aquisição, este departamento da biblioteca acabará trabalhando de maneira muito próxima do setor financeiro da instituição: as regulamentações legais e procedimentos específicos da instituição deverão ser seguidos para que as notas fiscais sejam pagas com o máximo de agilidade. Também é neste momento que o saldo disponível é atualizado (despesa).

Há também outras atividades executadas na aquisição de livros, feitas em maior ou menor quantidade pela equipe de aquisição: a negociação de orçamento com o órgão que destina recursos financeiros à biblioteca e o tombamento dos livros como patrimônio podem ser dois exemplos.

Após comprados e pagos (e talvez tombados), os itens podem seguir seu rumo para o processamento técnico e disponibilização aos usuários. Também é interessante sempre manter a pessoa solicitante do status da sua solicitação: ela foi cancelada por algum motivo (esgotamento, não localização)? Ou quanto tempo falta para ela chegar do fornecedor? Quando ela será disponibilizada para consulta?

Fornecedores

A compra, é claro, depende de fornecedores. As bibliotecas, neste caso, podem ter um dilema, especialmente no caso de compras no setor público: uma maior diversidade de fornecedores pode ser positivo caso algum deles venha a ter problemas de entrega, mas também poucos fornecedores pode ser melhor se forem fornecedores confiáveis, pois dão mais eficiência no processo.

Contudo, para muitas pessoas — especialmente colegas que não são da área da Biblioteconomia — há uma certa confusão na terminologia que designa as pessoas que trabalham na produção e comercialização de livros (cujas funções podem ser óbvias para algumas pessoas, mas que talvez exijam diferenciação). A editora é a empresa que produz o livro (ela negocia a escrita com a pessoa autora, revisa o texto para impressão, imprime e gerencia o marketing, etc.); as livrarias vendem as obras (e quase nunca uma biblioteca comprará de uma livraria!); os distribuidores são as empresas que trabalham com as editoras para fazer os livros chegarem ao mercado (alguns têm contratos específicos com determinadas editoras, por exemplo) e os fornecedores, no caso do processo de aquisição em bibliotecas, são as empresas que intermediam o pedido de compra da biblioteca com o estoque da editora (uma função parecida com a de livraria, mas para aquele cliente específico, e que, portanto, pode conceder descontos maiores que  as livrarias).

No caso de instituições privadas e suas bibliotecas, a seleção dos fornecedores geralmente é mais flexível e não muito burocrática — ninguém quer perder tempo e todos querem fazer o melhor negócio. Já quando se trata de compras públicas, há uma série de legislações (que variam de acordo com a esfera — municipal, estadual ou federal) que precisam ser seguidas — afinal, ninguém quer perder tempo, todos querem fazer o melhor negócio e definitivamente ninguém quer estar envolvido em casos de corrupção (eu espero). No nível federal, há uma lei que institui as normas para licitações e contratos, isto é, a definição de quem será o fornecedor daquele produto naquele momento. É necessário deixar claro na licitação (que nada mais é do que uma espécie de “concurso público” para seleção de vendedores ou prestadores de serviço) quais os critérios de avaliação serão usados, quanto dinheiro está disponível ou se pretende gastar, e formas de aferir a capacidade de fornecimento das empresas concorrentes. A equipe de aquisição geralmente trabalha em conjunto com o setor da instituição que organiza as licitações, ajudando a atualizar editais e a julgar as propostas das empresas concorrentes.

Alguns dos critérios mais úteis para avaliar fornecedores são os seguintes, segundo o curso da ALCTS: preços (considerando descontos e acréscimos); taxa de pedidos atendidos, ou efetividade (algumas empresas não fornecem de determinadas editoras, por exemplo); tempo de entrega de itens, ou eficiência; facilidade de comunicação com o representante comercial que atende à biblioteca; viabilidade financeira da empresa; formas de pagamento aceitas; e facilidade de negociação para substituição de itens em mal estado.

Orçamento, finanças e contabilidade

Esta talvez seja a parte mais técnica das funções de aquisição, e também uma das mais delicadas. Bibliotecários não têm formação em finanças, contabilidade e compras propriamente ditas, mas eles precisam conhecer um pouco destas áreas para poder trabalhar com mais tranquilidade — este é outro motivo pelo qual uma equipe interdisciplinar (ou uma boa aproximação com setores financeiros da instituição) é essencial.

O processo todo é muito lógico na prática: não gastar mais do que se tem. Mas um mínimo de conhecimento de terminologia e melhores práticas dão mais segurança para profissionais que nunca viram isso durante sua formação e evita desgastes com fornecedores, com o setor financeiro da instituição e com os órgãos fiscalizadores. Inclusive se você tiver correções a fazer sobre este trecho, por favor, mande um sinal de fumaça e ajude a corrigir os prováveis erros que acontecerão aqui. Mantive os termos em inglês conforme foram apresentados no curso da ALCTS justamente por não ter certeza de sua tradução exata para o português.

O dinheiro a ser gasto nas compras provém de uma alocação de recursos: alguém (geralmente a própria instituição mantenedora da biblioteca, ou algum projeto de parceria com terceiros) designa uma quantidade do orçamento para a compra de livros. Este orçamento da instituição geralmente é definido a cada ano fiscal e é essencial a participação da equipe de aquisição na negociação, pois é ela que saberá a média de custo de livros das diferentes áreas de conhecimento (livros de Medicina custam muito mais do que livros de Letras, por exemplo) e qual a média de solicitações de aquisição a ser serem atendidas. E o orçamento de aquisição também é gerido pela equipe de aquisição com base no tipo de recurso a ser adquirido: livros impressos, livros digitais, da área X e da área Y, nacionais e importados… cada uma dessas categorias (ou sua mescla) precisa ser cuidadosamente avaliada para definir quanto será investido com o orçamento destinado à biblioteca. Isto é: o setor de aquisição faz a partilha do orçamento de livros para cada área do conhecimento, para itens nacionais e importados e por tipo de material A Direção da biblioteca também é um parceiro importante nestes processos de alocação de recursos, pois toda alocação deve estar de acordo com os objetivos e metas da biblioteca — além de ajudar a embasar as decisões da equipe de aquisição e de ter acesso às esferas mais altas da instituição. Outro setor importante da biblioteca para ajudar a tomar estas decisões é a de desenvolvimento de coleções: quais áreas têm mais uso?, ou que têm mais filas de espera para empréstimo de material?, quais áreas precisam ser atualizadas ou substituídas por estarem em mal estado?

Quando os pedidos de compra começam a ser feitos aos fornecedores, a equipe de aquisição precisa manter um controle rigoroso sobre quanto deste dinheiro inicial está onerado (ou comprometido, “encumbered” em inglês) e que será gasto no pagamento dos itens que chegarem. O pagamento em si (ao menos no que tange ao setor de aquisição) corresponde à fase da despesa (“expenditure”, em inglês) e é o dinheiro que será gasto de fato no pagamento de uma nota fiscal. Ou seja: ao se fazer um pedido, o valor comprometido deve ser subtraído do orçamento inicial até que a despesa seja feita quando os itens forem entregues. Desta forma, não se corre o risco de fazer pedidos de compra com dinheiro que se imaginava disponível, mas que já está prometido para o pagamento de pedidos anteriores.

Uma fórmula simples para entender esta lógica é a seguinte: o balanço livre (“free balance”) é o recurso disponível para pedidos futuros e o saldo em caixa é o dinheiro disponível após as despesas:

  • Balanço livre = Orçamento inicial – (Despesas + Ônus)
  • Saldo em caixas = Despesas – Orçamento inicial

O primeiro diz quanto dinheiro ainda pode ser comprometido e o segundo diz quanto dinheiro existe de fato disponível. A diferença se dá pois um pedido pode não ser atendido em sua totalidade (livros esgotados após o pedido, problemas com o fornecedor, etc) e parte desse valor pode voltar a se tornar disponível. Há outras possibilidades ainda, como a emissão de crédito para a biblioteca ou encargos futuros (“carry over expense”, em inglês), além de todas as funções de liquidação (que são atividades de um departamento financeiro propriamente dito).

A contabilidade das contas também é uma atividade importante neste processo (mesmo que haja um setor específico da instituição para isso) para facilitar as auditorias (ocorram elas por exigência legal, exigência institucional ou, preferencialmente, por ambas). A contabilidade seria, portanto, a forma de registro de todas as transações mencionadas anteriormente: da alocação de recursos por tipo, dos valores comprometidos e das despesas enviadas para liquidação, e, claro, toda a documentação comprobatória de onde cada centavo foi gasto. Este registro deve ser claro, direto e completo: um auditor precisa ser capaz de traçar o andamento de cada centavo no processo: aqueles R$ 100,00 foram recebidos de quem (orçamento inicial), destinados para qual fim (alocação por tipo), e tratam da compra de qual item (solicitado por qual usuário quando, comprado através de qual pedido para qual fornecedor e cobrado em qual nota fiscal).

Como qualquer processo da biblioteca, as atividades de compra precisam ser transparentes para a comunidade saber como é investido o recurso a ela destinado. E, para isso, as auditorias são essenciais por possibilitar a emissão de relatórios tão pormenorizados (ou genéricos) quanto necessário e por ajudar a avaliar os gastos da instituição e, com isso, subsidiar com dados a definição de orçamento para anos futuros. As auditorias também ajudam a implementar mecanismos de controle e prestação de contas, como a segregação de funções, o fluxo de autorização das despesas e o registro das transações de forma objetiva, consistente e com transparência completa.

Formatos especiais

Além de livros, um departamento de aquisições em bibliotecas pode adquirir diversos outros materiais: recursos eletrônicos, material musical (partitura e áudio), vídeo, livros raros e esgotados, além de lidar com diferentes formas de aquisição: doações, depósito legal, assinaturas e permutas.

Cada um deles tem suas peculiaridades, mas, ainda, bibliotecas são muito lembradas por causa dos livros impressos — que são os mais comuns de comprar. Os recursos eletrônicos, como os e-books, por exemplo, podem ser de compra perpétua ou por assinatura. Também é atividade da equipe de aquisição contatar os fornecedores (seja por uma necessidade específica de um departamento da instituição, seja por serem provocados com ofertas pelos próprios editores), identificar as características relevantes do produto (quantos usuários podem acessar o conteúdo simultaneamente?, o produto é acessível a pessoas com deficiência?, quais são as modalidades do negócio?, há recurso para este investimento ou ele vai ser mais bem alocado em outras necessidades?, etc) e gerenciar o processo de assinatura ou compra (há recursos?, como será o contrato?, etc).

Nestes casos da formatos especiais (assim como todos os outros, mas ainda mais neste caso em específico) o trabalho em conjunto com outros setores da biblioteca (equipes de capacitação de usuários, marketing, TI, equipe jurídica para revisão de contratos, etc) é uma característica do trabalho da equipe de aquisição. Cada material terá características que deverão ser confrontadas com as características da comunidade que será atendida, os recursos humanos e tecnológicos da instituição e, claro, o orçamento disponível.

Uma coda

Como deve ter ficado claro, o processo de aquisição envolve o trabalho conjunto e complementar de profissionais de diversas formações (bibliotecários, auxiliares administrativos, contadores, fornecedores). A participação de cada um deles é essencial para que cada etapa ocorra da forma mais eficiente e eficaz possível: a obra solicitada foi comprada, recebida e paga corretamente, e os registros desta transação estão transparentes para consulta.

Preciso acrescentar, de qualquer forma, um porém. Uma vez que não há formação específica para a aquisição de material bibliográfico —  os bibliotecários das outras áreas podem achar que esta é uma função mais destinada a administradores e contadores. Contudo, bibliotecários terão uma “visão de negócio” diferente de administradores e contadores por terem uma fundamentação teórica e maior conhecimento sobre livros e suas especificidades — e delas há milhares: basicamente cada editor inventa uma coisa que foge dos padrões conhecidos a cada dia, e isso é bom. Enquanto isso, administradores e contadores oferecerão conhecimento de melhores práticas e regulamentação que ajudará em muito em garantir um processo fluido e dinâmico.

É muito importante ressaltar que, dentro de tudo o que foi ministrado no curso da ALCTS, ainda cabem as peculiaridades de cada biblioteca: a que tipo de instituição ela está subordinada, a qual público ela atende e quais são os recursos (pessoais, tecnológicos) a que ela tem acesso. Essa diversidade se traduz em diversas formas de organização do trabalho de aquisição — e este texto teve como foco a compra de livros impressos: há ainda mais diversidade quanto aos tipos de material e às modalidades de aquisição!

É inegável que há um déficit enorme na formação de bibliotecários quanto a atividades de aquisição: não conhecemos de forma sistematizada os fluxos envolvidos entre a recepção de uma solicitação de compra e a apresentação dos registros de compra para uma auditoria, e muito menos temos noções da terminologia que será utilizada por quem nos financia e fiscaliza. Se os cursos de graduação não têm espaço para absorver esta demanda, e se os cursos de pós-graduação têm outros foco, talvez caiba às organizações profissionais ajudarem os bibliotecários a profissionalizarem seus processos de compra, com cursos direcionados à nossa realidade — como faz a ALA para os bibliotecários americanos.

Também registro meu agradecimento à minha chefia imediata, por ter me auxiliado a me candidatar à bolsa que deu origem a este texto.