Mudança em bibliotecas

Na última quarta-feira ocorreu a primeira atividade do Ciclo de Formação Continuada: Gestão promovido pela Associação Rio-Grandense de Bibliotecários (ARB) — sobre quem preciso escrever logo. O Ciclo, como um todo, é uma proposta para aproximar as pessoas da Biblioteconomia a temas que tenham sido vistos superficialmente durante a graduação, além, é claro, de aproximar pessoas com interesses em comum.

E a primeira atividade foi sobre mudança: June Scharnberg (da Biblioteca da Escola de Engenharia da UFRGS) e Ângela Caruso (e parte da equipe da Strategy Consulting) proporcionaram duas visões diferentes e complementares sobre o tema. June, que tem profunda experiência na gestão de bibliotecas universitárias, procurou tratar da experiência de um recém-chegado a uma nova biblioteca — o que fazer primeiro, como fazer —, enquanto Ângela se propôs a tratar da mudança organizacional como um processo planejado a fim de diminuir riscos para a instituição. Ou seja: tanto uma mudança pessoal quanto uma mudança organizacional podem ser bastante traumáticas, mas não necessariamente precisam ser. O importante é conhecer as possibilidades e se organizar.

June, por exemplo, listou as principais atividades a que um bibliotecário recém-chegado a uma nova instituição deve se atentar. A questão hierárquica, por exemplo, é bastante importante e conhecer quem será fonte de informação e quem validará as atividades da biblioteca é essencial. Também identificar os documentos normativos já existentes, e revisá-los (se necessário) para que se atinjam os objetivos do setor, é igualmente importante (se você quiser saber mais, já escrevi sobre isso em 2013). O planejamento, portanto, sempre com foco nos usuários e a satisfação de suas necessidades, deve levar em consideração as metas do setor, os recursos existentes (e como eles podem ser melhorados), a infraestrutura (tanto para usuários quanto para os colaboradores, e também o acervo e a parte informática — e como eles podem ser melhorados) e a divisão dos trabalhos entre a equipe, preferencialmente de forma regulamentada para trazer segurança a todos os envolvidos. Ou seja: ser um gestor novo exige um aprendizado rápido sobre o que já existe e as melhores formas para implementar mudanças.

E, então, chegamos à fala da equipe da Strategy Consulting: elas apresentaram a mudança como necessidade em uma organização e comentaram uma proposta metodológica para facilitar o processo. A gestão da mudança, por ser algo que afeta todos os níveis hierárquicos da organização, exige a participação efetiva de líderes de verdade (e não apenas de pessoas em cargos de liderança). A mudança mal implementada pode gerar estresse, medo e estimular a percepção de falta de auto-confiança nos colaboradores, e o líder, portanto, deve informar, esclarecer e motivar seus subordinados. Com isso, estimula-se a crença na mudança e na importância individual de cada colaborador para que as alterações ocorram bem.

A mudança, então, seja para o gestor recém-chegado, seja para uma grande organização que quer (ou precisa!) mudar de rotina, sempre acontece — com ou sem planejamento. Conhecer o contexto, os riscos envolvidos, as relações que serão estimuladas (ou que podem vir a se tornar delicadas) e as possibilidades de melhora em cada um destes recursos é necessário.

A próxima atividade será sobre clima organizacional e negociação para bibliotecários.