Trabalhando em uma biblioteca universitária: gestão de pessoas e demissão/desligamento

Faz algum tempo que não escrevo aqui. Então, para quebrar o gelo, por que não falar de trabalho? Como comentei em outras postagens (1, 2), trabalho em uma biblioteca universitária — gerindo com outro bibliotecário, e com uma equipe relativamente grande (11 pessoas, além dos dois bibliotecários), em uma biblioteca que não estava com seus processos muito bem formalizados. Hoje eu gostaria de falar um pouco sobre a gestão de pessoas lá de onde eu trabalho.

Desde que comecei nessa instituição, já fiz algumas entrevistas de seleção, participei de algumas dinâmicas e precisei desligar alguns colaboradores. Nota: não sei em que momento “desligar” passou a soar melhor do que “demitir” no imaginário das pessoas, uma vez que ambas as palavras são bastante pesadas. Enfim, o trabalho de demissão/desligamento precisa ser feito e esse é o tópico específico deste texto.

Mas, antes, uma contextualização. Com o crescimento da equipe, conseguimos a criação de duas novas vagas de subgerência — antes havia apenas uma vaga, e agora temos mais duas novas. Dividimos o trabalho de forma que estas três pessoas se encarreguem de auxiliar a execução de tarefas-chave dentro do setor: a gestão de pessoas, o processamento técnico e o desenvolvimento de coleções. Essas pessoas têm a função de auxiliar os bibliotecários a criarem políticas e definirem fluxos de trabalho, além de auxiliar os assistentes a operacionalizar as tarefas. Se formos pensar de um ponto de vista generalista, é exatamente o que eu faço: eu recebo uma necessidade dos meus superiores (e aponto prováveis problemas e sugiro melhorias durante o planejamento) e preciso fazer a roda andar para a tarefa ser concluída. No fim das contas, apesar da diferença de força/responsabilidade, o conceito por trás dos nossos cargos é bastante semelhante.

A gestão de pessoas também tem sido algo que tem demandado bastante trabalho: lá sempre estamos envolvidos em processos seletivos, uma vez que a rotatividade é grande (sim, também nos preocupamos com isso, mas enfim). De qualquer forma, também estamos sempre envolvidos em processos de avaliação dos colaboradores e, algumas vezes, isso resulta em um processo de desligamento/demissão.

Lidar com pessoas é bastante delicado, ainda mais se você é o responsável por solicitar tarefas e avaliar o resultado do produto entregado: é preciso dar informação e contexto suficiente para todos entenderem a relevância dos processos sem, com isso, sobrecarregá-los com informações que serão pouco úteis para a realização da tarefa. Apesar dessa preocupação, a gestão lá onde eu trabalho é bastante aberta e os assistentes sabem praticamente tudo o que os gestores sabem — talvez falte um contexto melhor, por não circularem pelos mesmos meios e por saberem das informações por fontes secundárias ou terciárias, mas não há uma restrição forte de informação.

E também existem as demissões. Outra nota: sempre que leio na internet sobre gestão de pessoas, vejo textos da perspectiva dos subordinados (e não de quem faz a demissão) — por este motivo toco no assunto. De qualquer forma, pra não me alongar, a questão é a seguinte: quem demite também não está numa posição confortável. Se você passar por esse processo (como demitido), tenha em mente que a pessoa que está te dando a notícia está em um terreno pedregoso. Contudo, ambos precisam ter maturidade e entender a regra do jogo: uma organização precisa funcionar, e infelizmente nessa situação forçada de hierarquia, o chefe é quem avalia (pelos critérios dele) e quem demite (o subordinado também pode se demitir, mas isso é outra história também). Ao fazer minha primeira demissão sozinho (a anterior havia sido com meu chefe), recebi algumas dicas no nosso setor de Recursos Humanos que achei valiosíssimas e às quais misturei o meu (possivelmente pequeno) bom senso:

1 Começar de forma clara: “Oi, Fulano. Eu te chamei para formalizar teu desligamento.” Isso não deixa dúvidas sobre o que está acontecendo.

2 Diga o que precisa ser dito: “Tomamos esta decisão por causa das atitudes X, Y, Z que tu tomou.”, “Porque não te vemos mais como parte da equipe”, “Porque o teu desempenho em A, B, C não está de acordo com as nossas expectativas e necessidades”, etc. Seja sincero, seja claro — obviamente com muito respeito e tato, afinal o outro lado está em uma situação de fragilidade grande.

3 Agradeça: reconheça o que a pessoa contribuiu para o setor — dificilmente alguém é 100% ruim. Isso também exige sinceridade e maturidade.

4 Tenha as informações e documentos em mãos: qual é a data para ir ao RH levar a carteira de trabalho? Com quem a pessoa precisa falar caso tenha dúvidas sobre seus direitos e benefícios? Ela vai poder mandar e-mail de despedida para os colegas a partir do (já) antigo posto de trabalho? Explique tudo com calma. Pergunte se a pessoa tem dúvidas.

5 Tenha um colega ao seu lado: ao final do processo, peça para que esse colega acompanhe a pessoa para que ela recolha seus pertences, desligue seu computador e vá embora. A fim de evitar que a pessoa faça porcaria com os arquivos de trabalho, e pra evitar ter de ficar em cima dela no momento de despedida dos colegas mais próximos, um colega para auxiliar nessa função de acompanhamento pode ser essencial. Novamente: quem está fazendo a demissão também não está confortável.

Tudo certo? Não. Não tudo certo: Fernando, ali você falou que a pessoa vai ser avaliada de acordo com os critérios dos chefe — e possivelmente demitida por isso. Isso é meio bizarro! Sim, concordo. E por isso estamos trabalhando em um Regimento Interno.

Mais sobre isso na próxima postagem (talvez no ano que vem, visto o meu ritmo de publicações…).

ps: pra quem ficou curioso, lá no setor em que eu trabalho existe banco de horas e folgas são concedidas com bastante flexibilidade (desde que a folga não atrapalhe o atendimento e a pessoa não atrase a entrega de suas tarefas — tampouco interessa aos gestores o motivo do pedido). Também somos bastante flexíveis com solicitações de mudança de horário e de sede, apesar de, obviamente, priorizarmos o funcionamento correto do setor. Estamos trabalhando em medidas para implementar uma avaliação de desempenho, gratificação de colaboradores que cooperam com as regras do setor e punições aos que não cooperam. Ainda bem que a nossa experiência tem sido grandemente positiva e praticamente todos os que estão com a gente cooperam.