Um dia na vida: biblioteca universitária federal (3)

Dia 12 de março é o Dia do Bibliotecário e nesta semana haverá uma série de publicações sobre esta profissão.

Você sabe o que nós fazemos? Em que áreas atuamos?

Convidei a comunidade bibliotecária a relatar um dia comum na sua vida profissional. Confira a minha tag #UmDiaNaVida para ver todos os relatos.

Sempre é bom lembrar que, de forma alguma, estes relatos demonstram toda a gama e diversidade da profissão. Quem sabe ano que vem mais pessoas decidem participar, de carreiras e atividades mais diferentes?


Biblioteca universitária federal (3)

Trabalho no setor que administra a compra e assinatura de material bibliográfico para todas as bibliotecas da Universidade (13 ao todo). No setor somos eu e mais uma bibliotecária e outros quatro servidores de diferentes níveis e uma bolsista. Também sou chefe do setor, visto que a outra colega, mais experiente, está em afastamento parcial para mestrado. Dividimos todas as tarefas gerenciais entre nós dois e conversando bastante sobre o setor e os rumos do nosso trabalho. Prezamos pela boa comunicação do setor, então todos da equipe têm uma boa noção das demandas, prioridades e atividades em andamento, tanto dos processos de aquisição quanto da biblioteca como um todo.

Meus dias costumam começar bastante iguais, mas tomam rumos inesperados, pois há uma grande variedade de atividades que acabo executando. Ao chegar, sempre confiro no sistema de ponto se há alguma ocorrência a deferir/indeferir no ponto dos outros colegas, leio as notícias do site da Universidade e abro minhas duas caixas de e-mail: pessoal e do setor. Também mantenho aberto sempre meu calendário, onde constam os compromissos do dia e as atividades a fazer. No dia de hoje, além destas atividades, abri ocorrências para meu próprio ponto, pois havia esquecido de registrar o intervalo no dia anterior, e auxiliei uma colega a abrir uma ocorrência para o ponto dela (e depois a deferi).

As atividades que realizei no dia de hoje foram as seguintes, em ordem cronológica:

  • Mostrei para uma colega a tarefa de alterar o status dos pedidos de compra no sistema, visto que ele é todo manual;
  • Fui avisado de que uma pessoa se atrasaria para a reunião agendada para as 10h, então liguei para os outros participantes para passá-la para mais tarde e atualizei o calendário (para todos convidados também estarem a par da alteração);
  • Anotei manualmente a avaliação de dois bibliotecários setoriais sobre os pedidos de compra enviados na semana passada — é prerrogativa de cada Diretor de Biblioteca avaliar as solicitações feitas para sua biblioteca. As avaliações dos bibliotecários setoriais é feita em planilhas de Excel;
  • Fui para a reunião: discutimos como lidaremos com a alteração da estrutura da universidade e sobre onde ficará o acervo de uma disciplina compartilhada por quase toda a universidade; também surgiu intempestivamente a necessidade de falarmos sobre o novo site das bibliotecas;
  • Auxiliei uma colega a entender uma nota fiscal e uma “carta de esgotados” enviado por um dos fornecedor na sua mais recente entrega de livros;
  • Confirmei com um colega sobre quais próximas listas de compra ele deveria me mandar para eu prepará-las para pesquisa de preço (e posteriormente para a cotação);
  • Avaliei a doação de um usuário para quitar um débito por multas;
  • Dei os encaminhamentos para as tratativas da reunião do dia — enviar questionamentos aos setores implicados na disciplina, abrir uma coleta de dúvidas entre os bibliotecários sobre o tema da reestruturação;
  • Expliquei (o tanto que eu sei) sobre o status da atualização do metabuscador das bibliotecas e indicar a melhor fonte para esta informação para a nova colega que agora está responsável por gerenciá-lo. Nosso setor faz a assinatura do serviço, mas não o gerencia, apesar de sempre oferecermos suporte à equipe que o administra e estarmos em contato com o representante comercial da empresa;
  • Compartilhei o e-mail enviado pela Direção da biblioteca para todos os colegas do setor, que estranhamento não o receberam inicialmente, sobre o interesse em participarem da ginástica laboral a partir de abril;
  • Expliquei (o tanto que eu sei) sobre o melhor relatório que uma das bibliotecas setoriais pode usar para apresentar o valor total de itens comprados que foram catalogados em 2018 para um colega que agora está responsável por essa biblioteca;
  • Confirmei minha participação na primeira reunião do grupo de trabalho que discutirá a gestão do conhecimento na biblioteca;
  • Divulguei para as outras bibliotecas o e-mail recebido de um outro órgão do governo oferecendo a doação de livros e solicitei exemplares para a biblioteca em que trabalho;
  • Discutimos no setor as questões relativas ao nosso horário do funcionamento, os horários pessoais de cada servidor dentro de uma escala e outros detalhes práticos sobre como funciona a compensação de horas e os horários “de atendimento” e “de funcionamento” da biblioteca;
  • Enviei (atrasado!) os dados quantitativos de e-books e periódicos eletrônicos assinados para a equipe responsável por responder o censo do MEC;
  • Solicitei a manutenção da linha telefônica do setor que, mesmo após revisada, continua com problema;
  • Distribui mais planilhas de atualização de status de pedidos para os outros colegas e organizei meu controle de quais listas de compra estão em qual fase do processo.

Assim acabou meu dia.

Fernando P.

Imagem destacada: edição sobre foto de freepik.com